JUDUL : MENULIS SURAT DINAS DAN BISNIS
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Apa Itu Surat ?
1.2 Apa Fungsi Surat ?
1.3 Unsur-unsur Surat
BAB 2 SURAT DINAS
2.1 Definisi Surat Dinas
2.2 Jenis Surat Dinas
2.3 Contoh Surat Dinas
BAB 3 SURAT BISNIS
3.1 Definisi Surat Bisnis
3.2 Jenis Surat Bisnis
3.3 Contoh Surat Bisnis
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Apa Itu Surat ?
Komunikasi sehari-hari yang sering kita lakukan terdapat dua jenis komunikasi, yakni komunikasi langsung dan komunikasi tidak langsung. Komunikasi langsung merupakan komunikasi yang dilakukan secara tatap muka langsung tanpa menggunakan alat atau media perantara. Sedangkan komunikasi tidak langsung merupakan komunikasi yang dilakukan secara tidak langsung dengan menggunakan alat atau media sebagai perantara dalam menyampaikan pesan seperti halnya surat.
Surat memang telah dikenal oleh masyarkat di seluruh dunia sejak dari zaman dulu, hingga saat ini surat masih tetap digunakan sebagai sarana komunikasi penting untuk menyampaikan pesan. Walaupun memerlukan proses yang agak lambat, surat masih tetap dipakai sebagai alat komunikasi di tengah alat komunikasi modern yang sangat canggih. Surat memiliki kelebihan jika dibandingkan dengan alat komunikasi lisan yang cepat. Surat memiliki bukti autentik berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki oleh alat komunikasi lisan. Itulah yang menyebabkan kedudukan surat dalam bidang komunikasi tak tergoyahkan.
Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. “Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu”. (Lamuddin Finoza, 1991 : 4). Dapat disimpulkan bahwa surat adalah alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan melalui media tulis.
Selain untuk menyampaikan pesan, surat juga memiliki beberapa fungsi sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Surat juga mempunyai batasan-batasan mengandung pengertian sangat luas karena banyak sekali maksud yang dapat dituangkan secara tertulis. Berdasarkan isinya surat dibagi menjadi dua macam, yakni surat dinas dan surat bisnis. Penyampaian maksud melalui surat terasa lebih formal jika dibandingkan dengan penyampaian secara lisan. Hal-hal yang sukar dibicarakan dalam komunikasi lisan dapat dikemukakan dengan lebih leluasa di dalam surat.
2.2 Apa Fungsi Surat ?
Dalam kehidupan sehari-hari jenis komunikasi yang lebih banyak dipakai adalah komunikasi lisan, misalnya berbicara dan bertelepon. Dalam kehidupan modern terutama dalam kehidupan berorganisasi, selain berkomunikasi lisan, kegiatan komunikasi tulis seperti menulis berita dalam surat kabar atau majalah, menulis laporan dan menulis surat dapat dikatakan merupakan kegiatan rutin yang nyaris tiada henti. Komunikasi tulis mutlak diperlukan oleh masyarakat modern untuk menunjang aktivitas kehidupannya sehari-hari.
Fungs surat sebagai wakil organisasi juga sudah pasti sangat penting. Dengan jasa surat, suatu organisasi dapat berhubungan dengan organisasi lain yang sangat jauh letaknya tanpa harus menghadirkan pejabatnya. Dengan surat pula seseorang baik selaku pribadi maupun wakil organisasi dapat bertindak dengan pasti, sebab di dalam surat dapat dituliskan secara jelas pedoman tentang tugas, hak, dan kewajiban seseorang.
Adapun fungsi surat yakni sebagai berikut :
a. Sebagai alat komunikasi tulis
Surat sebagai alat komunikasi tulis memang sangat efisien, efektif, ekonomis, dan praktis. Dalam menyampaikan informasi atau pesan kepada pihak lain kita tidak harus secara langsung bertatap muka, tetapi cukup dengan melalui tulisan dalam bentuk surat.
b. Sebagai tanda bukti tertulis
Komunikasi lisan tidak mempunyai tanda bukti yang kuat dalam meyakinkan pihak lain untuk melakukan suatu kesepakatan, karena tidak ada bukti autentik tertulis yang sah misalnya berupa tanda tangan seperti yang ada di dalam surat.
c. Sebagai alat pengingat
Kemampuan ingatan manusia bersifat terbatas, maka dari itu surat merupakan alat yang penting untuk membantu mengingatkan kembali hal-hal yang diterima maupun yang disampaikan kepada pihak lain.
d. Sebagai pedoman untuk bertindak
Surat sebagai pedoman untuk bertindak seperti halnya surat perintah. Surat ini dijadikan acuan dalam melakukan suatu tindakan yang telah disetujui oleh kedua pihak.
e. Sebagai keterangan keamanan
Dibandingkan dengan komunikasi lisan komunikasi tulis seperti halnya surat memang mempunyai banyak bukti yang meyakinkan, sehingga ketika ada suatu kendala yang tidak diharapkan maka surat tersebut dapat dijadikan sebagai keterangan yang sangat kuat.
f. Sebagai duta atau wakil organisasi
Seperti yang telah dibahas sebelumnya, bahwa surat berperan peting dalam suatu organisasi. Surat menjadi wakil organisasi yang sangat penting untuk menjalin hubungan antar organisasi.
g. Sebagai dokumentasi historis dari suatu kegiatan
Surat dapat didokumentasikan dan dapat diarsipkan karena pesan atau informasi ditulis dalam sebuah kertas lengkap dengan hal-hal lain yang bersifat penting dari suatu kegiatan.
Demikianlah fungsi-fungsi surat yang dapat dijelaskan. Dengan mengetahui fungsi-fungsi surat tersebut, maka kita menyadari bahwa peran surat dalam menyampaikan pesan atau informasi sangat penting.
1.3 Unsur-unsur Surat
Salah satu hal yang sangat khas, yang membedakan surat dari bentuk karangan lainnya adalah bagian-bagian surat yang disusun dalam posisi tertentu sesuai dengan bentuk surat yang digunakan. Setiap surat terdiri atas bagian-bagian. Dari gabungan bagian itulah terbentuk sebuah surat. Penempatan bagian-bagian surat pada posisi tertentu akan membentuk model (style) yang tertentu pula. Dibawah ini akan dijelaskan unsur-unsur surat yakni sebagai berikut :
a. Kepala (kop)
Kepala surat ini memudahkan penerima surat mengetahui secara cepat nama dan alamat kantor instansi, organisasi, dan perusahaan yang mengirim surat. Unsur-unsur yang terdapat di dalam kepala surat yaitu : (1) logo atau lambang instansi, organisasi atau perusahaan, (2) nama kantor instansi, organisasi perusahaan, (3) alamat kantor, (4) nomor kotak pos (PO BOX) dan kode pos, (5) nomor telepon dan faxmail (bila ada).
b. Nomor
Nomor surat sangat perlu dicantumkan karena berguna untuk memudahkan pengaturan surat, terutama penyimpanan dan penemuan kembali (ingat penyimpanan surat dengan sistem nomor), untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu (nomor surat sekaligus menunjukkan jumlah), untuk penunjukkan sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan cara menunjukkan nomor surat yang dibalas atau yang ditindaklanjuti.
c. Tanggal
Penggunaan tanggal berfungsi untuk memberitahu penerimaan kapan surat itu dikirim, memudahkan pelacakan kalau terjadi keterlambatan respon dari penerima surat, memudahkan pengarsipan dan menjadi acuan dalam merespon atau menindak lanjuti surat tersebut.
d. Lampiran
Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat, misalnya brosur, kuitansi, faktur, atau dokumen lainnya harus disebutkan di dalam isi surat.
e. Hal / perihal
Perihal atau ahal berfungsi untuk memberi petunjuk pada pembaca tentang masalah pokok surat.
f. Alamat tujuan
Alamat tujuan surat ada dua macam : (1) alamat luar, yaitu alamat yang ditulis pada sampul surat, dan (2) alamat dalam, yaitu alamat yang ditulis pada kertas surat. Penulisan alamat tujuan harus memperhatikan segi kepraktisan dan kejelasan karena alamat tujuan merupan petunjuk langsung bagi penerima.
g. Salam pembuka
Salam pembuka merupakan sapaan hormat penulis surat sebelum dia mengemukakan persoalannya.
h. Isi surat
Isi surat atau tubuh surat merupakan bagian surat yang dipergunakan untuk menyatakan persoalan dalam surat tersebut.
i. Salam penutup
Salam penutup berguna untuk menunjukkan keakraban atau rasa hormat penulisnya. Bunyinya bisa bermacam-macam tergantung pada posisi atau hubungan antara pengirim dan penerima surat.
j. Nama organisasi / unit organisasi yang mengeluarkan surat
Penulisan nama unit organisasi yang mengeluarkan surat itu diperlukan sebagai pertanda bahwa surat yang dimaksud hanya mewakili unit tertentu saja, bukan mewakili organisasi secara keseluruhan.
k.. Jabatan penanda tanganan
Jabatan penanda tanganan terdapat perbedaan antara dalam surat dinas dan surat bisnis. Dalam surat bisnis, di bawah nama penanda tangan jarang dicantumkan nomor pokok anggota organisasi atau nomor registrasi kayawan, sedangkan dalam surat dinas, di bawah nama penanda tangan tangan dicantumkan nomor induk pegawai (NIP).
l. Tanda tangan dan nama penanggung jawab
Dalam penanda tanganan surat tidak boleh selain yang tersebut dalam surat, nama dan tanggung jawab dipegang oleh yang menanda tangani surat tersebut.
m. Tembusan
Sebuah surat akan mempunyai tembusan bila kopi surat dikirim kepada pihak ketiga yang ada sangkut paut atau keterkaitannya dengan surat yag dikeluakan.
n. Inisial pengonsep dan pengetik
Inisila merupakan singkatan nama pengonsep da pengetik surat. Gunanya untuk mengetahui orang yang mengonsep atau mengetik surat, jika sewaktu-waktu diperlukan orang tersebutakan mudah dicari.
BAB II
SURAT DINAS
2.1 Definisi Surat Dinas
Berkomunikasi dengan surat ternyata tidaklah mudah, terutama untuk kepentingan formal. Penulis dituntut untuk menyajikan pesannya dalam bahasa yang logis, jelas, singkat, dan sistematis, serta dalam format yang sesuai. Menurut Drs. Soedjito dan Drs. Solchan Tw, Surat dinas adalah surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintah. Surat dinas hanya dibuat oleh instansi pemerintahan dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi terebut. Karena sifatnya resmi, surat resmi harus ditulis dengan menggunakan bahasa ragam resmi.
Dapat disimpulkan bahwa surat dinas adalah surat yang digunakan suatu instansi resmi yang memuat hala-hal yang bersifat resmi atau kedinasan. Surat dinas atau resmi harus memiliki ciri-ciri : (1) menggunakan instrumen yang sesuai, (2) memakai bentuk surat yang standar, (3) menggunakan ragam bahasa Indonesia baku dengan penyampaian yang singkat, lugas, jelas, dan santun serta menyajikan fakta yang benar bila diperlukan, (4) menghindari kata-kata dan singkatan yang tidak umum, (5) memperhatikan kerapian dan kebersihan surat.
2.2 Jenis Surat Dinas
Adapun jenis-jenis surat dinas adalah sebagai berikut :
a. Surat Undangan
Surat undangan adalah suatu pernyataan yang mengharapkan kehadiran seseorang atau sekelompok orang dalam suatu acara atau kegiatan tertentu.
b. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan kewenangan dari pemberi kuasa kepada penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.
c. Surat Tugas
Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada satu orang atau lebih untuk melaksanakan suatu kegiatan tertentu.
d. Surat Pengumuman
Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai sesuatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum.
e. Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang ditujukan secara terbatas kepada pejabat/pegawai tertentu, yang berisi tata cara pelaksanaan lebih lanjut atas kebijakan pokok peraturan tertentu.
f. Surat Permohonan
Surat permohonan adalah surat berisi ajuan untuk memperoleh sesuatu yang sesuai dengan aturan yang berlaku. Surat permohonan paling banyak dibuat diantara surat-surat resmi lainya. Sifatnya sangat umum dan dibutuhkan disetiap saat. Surat permohonan biasa juga dibuat untuk mengiringi proposal sebagai lampiran.
g. Surat Panggilan
Surat panggilan adalah suarat yang dibuat setelah menerima surat-surat lamaran, suatu badan usaha, kantor atau instansi yang bersangkutan memberikan tanggapan, yang biasanya berupa panggilan. Surat panggilan lazimnya berisi panggilan untuk datang ke perusahaan atau instansi yang bersangkutan untuk suatu wawancara, testing, atau latihan-latihan tugas yang lain.
h. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan adalah surat yang berisi pemberitahuan kepada semua anggota dalam lingkungan yang merupakan bagian dari suatu perusahaan atau instansi.
2.3 Contoh Surat Dinas
a. Surat Undangan
PEMERINTAH KOTA BANJAR
DINAS PENDIDIKAN,PEMUDA DAN OLAHRAGA
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN NEGERI 2 BANJAR
Jalan Dr. Husein Kartasasmita Tlp (0265) 746725 Fax (0265) 784890 Banjar 46311
e-mail : smkn2banjar@gmail.com website : smkn2banjar.sch.id
UNDANGAN
No. 018/III/AI/2013
Yth. Bapak/Ibu Guru 08 Maret 2013
SMK Negeri 2 Banjar
Banjar
Mengharap kehadiran Bapak/Ibu Guru dengan hormat pada rapat pengarahan dan penerangan sikap moral siswa yang akan kami selenggarakan
pada hari : Senin
tanggal : 12 Maret 2013
pukul : 08.00-11.00
bertempat : di Aula SMK Negeri 2 Banjar
acara : pengarahan dan penerangan sikap moral siswa
Mengingat pentingnya acara tersebut mohon Bapak/Ibu Guru dapat hadir tepat pada waktunya.
Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu Guru, saya ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah,
Drs. H. An’nur, M.MPd
NIP 19580217 197803 1 002
b. Surat Kuasa
SURAT KUASA
Yang bertanda tangan di bawah ini,
Drs. Yusuf Abidin, M.Pd.
pekerjaan guru Bahasa Indonesia, SMP Negeri 2 Garut dengan ini memberika kuasa kepada;
Mochtar Anwar, S.Pd.
pekerjaan Bendahara Umum Tata Usaha SMP Negeri 2 Garut untuk mengambilkan uang bantuan operasional sekolah tahun 2013.
Harap yang berkepentingan maklum.
Garut, 18 April 2013
Yang diberi kuasa, Yang memberi kuasa,
Mochtar Anwar, S.Pd. Drs. Yusuf Abidin, M.Pd.
NIP 14009653678 NIP 1300856374
c. Surat Tugas
PEMERINTAH KABUPATEN CIAMIS
DINAS PENDIDIKAN
SMK NEGERI 1 PADAHERANG
Jalan Raya Padaherang Km.1 Tlp (0265) 655621 Desa Karangsari 46384
e-mail : smkn_padaherang@yahoo.co.id
==================================================================
SURAT TUGAS
No. 019/Peng./2013
Dengan ini kami menugasi
nama : Drs. Daffa Muhammad Faidzan
NIP : 180098911
jabatan : Guru Bahasa Indonesia SMK Negeri 1 Padaherang
tingkat/golongan : Pembina tingkat I/IV/b
tugas : Menyusun soal ujian akhir semester genap Bahasa Indonesia
waktu : tanggal 12 dan 13 Juni 2013
lain-lain : Bidang Pengetahuan Lingkungan Hidup sebanyak 50 soal.
Diharap tugas ini dilaksanakan sebaik-baiknya.
Padaherang, 06 April 2013
Kepala Sekolah,
Dra. Maysaroh, M.Pd.
NIP. 13012340918914002
d. Surat Pengumuman
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
KABUPATEN PANGKAJENE DAN KEPULAUAN
KANTOR KECAMATAN BUNGORO
Nomor : 164/106.2.2/Q/95 Bungoro, 18 Maret 2013
Lmpiran : 2 lbr
Perihal : Laporan
Yth. Ketua Dekan FKIP UT Pusat
Jakarta
Dengan hormat, berdasarkan surat Dekan FKIP-UT No. 263/PT.45.S/Q/2014 tentang pengumuman lulus atau tidak lulus, pada Pokjar kecamatan Bungoro Kab. Pangkep Sulsel ternyata sampai sekarang baru satu orang yang ada pangilan untuk menerima ijazah, untuk itu kami lampirkan daftar nama mahasiswa yang masuk kategori lulus dan daftar nama mahasiswa yang belum lulus dan sudah mengikuti ujian ulang sampai sekarang belum ada hasil ujian dan pengumuman lulusnya.
Untuk itu kamimohon penyelessaian dan atas bantuan Bapak kami ucapkan terima kasih.
Pj.h. Kepala Kandep Dikbudeam
Pengelola Pokjar,
Sritundi Farhan, BA
NIP. 130253868
Tembusan :
1. Rektor Universitas Terbuka Pusat
2. Kepala UPBJJ UT Ujung Pandang
3. Kepala Kandep Dikbud Kab. Pangkep
4. Arsip
e. Surat Edaran
PEMERINTAH KABUPATEN CIAMIS
DINAS PENDIDIKAN
FKIP DIKSATRASIA
CIAMIS
EDARAN
No. 08/ prod-B Indo/X/2013
Hal : Pekan Seminar Nasional 15 April 2013
Yth. Para Mahasiswi
FKIP UNIGAL
Ciamis
Sesuai dengan surat Rektor No: 510/7785/081/2013 tertanggal 01 April 2013, dengan ini kami beritahukan bahwa, dalam rangka hari Kartini 21 April 2013 di FKIP Unigal B. Indonesia akan diadakannya Seminar Nasional yang berlangsung pada tanggal 21 April 2013.
Sehubungan dengan hal tersebut di atas, dengan ini kami mengajukan agar selama Seminar Nasional, para Mahasiswi memakai kebaya.
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Ketua prodi,
Teti Gumiati Dra., M.Pd
NIDN : 0419036603
f. Surat Permohonan
UNIVERSITAS GALUH
FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
HIMA PENDIDIKAN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA
Jalan R.E Martadinata No. 150 Hp. 087826898894 Ciamis 46251
Nomor : 02/pan-B bahasa/PRODI-B Indo/IX/2013
Lampiran : -
Perihal : Permohonan Izin
Yth. Orang Tua/Wali Mahasiswa Baru
di
Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan diadakannya Inagurasi (Pengukuhan Mahasiswa Baru) dan Silaturahmi Program Studi Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan yang Insya Allah akan dilaksanakan
pada hari : Senin - Selasa
tanggal : 26-27 September 2013
tempat : Objek Wisata Pantai Pangandaran
pendaftaran : Rp. 350.000,-
berkenaan dengan hal di atas, kami harapkan agar Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua pelaksana, Sekertaris,
Asep Nurjaman Riris Rismayanti
NIM : 2108100108 NIM : 2108100105
Mengetahui,
Ketua prodi, Ketua HIMA
Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia, Pendidikan Bahasa dan Sastra Indonesia,
Teti Gumiati Dra., Mpd Reni Juliani
NIDN : 0419036603 NIM : 2108090236
g. Surat Panggilan
PEMERINTAH KABUPATEN CIAMIS
DINAS PENDIDIKAN
SMA NEGERI 1 KAWALI
Jalan Poronggol Raya Nomor 9 Tlp. (0265) 791240 Kawali-Ciamis 46253
NO. : 294/SMA/1/Disdik/2013 26 Oktober 2013
Hal : lamaran pekerjaan
Yth. Sdr. Susanti S.Pd
Jalan Buniseuri-Kawali 1/13
Ciamis
Dengan hormat,
Dengan ini kami beritahukan kepada saudari bahwa surat lamaran saudari tertanggal 08 Oktober 2013 telah kami terima dengan gembira.
Setelah kami pertimbangkan sebaik-baiknya dengan staf kami, maka kami putuskan bahwa Saudari dapat diterima menjadi tenaga baru di kantor kami.
Selanjutnya, diharapkan saudari datang segera ke kantor kami untuk membicarakan tugas-tugas Saudari.
Dengan pemmberitahuan kami, agar Saudari maklum dan mempertimbangkan surat panggilan ini.
Hormat kami,
Endan Adiwisastra
Kepala Sekolah
g. Surat Pemberitahuan
PEMERINTAH KABUPATEN CIAMIS
DINAS PENDIDIKAN
SMA NEGERI 2 BANJARSARI
Jalan Sukadana No. 239 Tlp. (0265) 5646570 Cigayam Kec. Banjarsari-Ciamis 46383
Nomor : 421.3/174-SMA.02/CD.05/2013 Banjarsari, 07 Mei 2013
Lampiran : -
Perihal : Pemberitahuan
Yth. Orang Tua/ Wali Siswa
Kelas X dan XI
di
Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan berakhirnya kegiatan Ujian Nasional dan Ujian Sekolah, kami akan melaksanakan acara Perpisahan Siswa Kelas XII angkatan ke-2 Tahun Pelajaran 2012/2013 yang akan dilaksankan pada
hari : Selasa
tanggal : 22 Mei 2013
waktu : 08.00 WIB s.d selesai
tempat : Aula SMAN 2 Banjarsari
Mengingat pentingnya acara ini, kami harapkan partisipasi dari putra/putri Bapak/Ibu demi kelancaran dan kesuksesan acara tersebut sebesar Rp. 15.000,- paling lambat tanggal 18 Mei 2013 harus sudah terkumpul di Wali kelas masing-masing. Atas perhatian dan partisipasi saudara, kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah,
Dede Hidayat S.Pd., M. M.Pd
NIP. 19670521 199101 1 002
BAB III
SURAT BISNIS
3.1 Definisi Surat Bisnis
Sudah tidak asing lagi bagi kita bahwa dalam dunia bisnis sering mendengar tentang komunikasi bisnis. Komunikasi bisnis merupakan cara berkomunikasi yang dilakukan oleh produsen kepada konsumen dan sebaliknya untuk melakukan transaksi dari awal sampai akhir. Bentuk komunikasi ini melakukan komunikasi tidak langsung yang menggunakan media surat sebagai perantaranya, maka dikenal dengan surat bisnis atau niaga atau dagang.
“Surat bisnis atau niaga adalah surat yang berisi masalah perniagaan / perdagangan. Surat dagang dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak”. (Drs. Soedjito dan Drs. Solchan Tw, 1994 : 14). Berdasarkan pengertian tersebut, dapat diambil kesimpulan bahwa surat bisnis atau niaga merupakan surat yang memuat isi tentang hal-hal yang berkaitan dengan bidang bisnis atau niaga.
3.2 Jenis Surat Bisnis
Adapun jenis-jenis surat dinas adalah sebagai berikut :
a. Surat Perkenalan Bisnis
Surat perkenalan bisnis adalah dari penjual kepada calon pembeli yang berisi informasi tentang perusahaan penjual agar diketahui oleh calon pembeli. Sebenarnya di dalam surat perkenalan telah ada unsur penawaran yang sifatnya terselubung (implisit).
b. Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan penawaran adalah surat dari calon pembeli kepada penjual yang isinya meminta penwaran. Surat permintaan penawaran dilakukan dalam perdagangan formal yang menuntut prosedur resmi secara tertulis.
c. Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat dari seseorang yang memerlukan pekerjaan kepada orang atau pejabt suatu organisasis/lembaga yang dapat memberikan pekerjaan atau jabatan.
d. Surat Panggilan
Surat panggilan adalah surat yang ditujukan kepada seseorang yang telah melamar pekerjaan pada suatu perusahaan yang berisi pernyataan penerimaan kerja. Dalam surat panggilan ini harus memberitahukan informasi yang jelas.
e. Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah surat yang bisa merupakan realisasi/penjabaran dari MoU yang telah dibuat sebelumnya, atau perjanjian yang berdiri sendiri, misalnya: perjanjian tentang suatu harta kekayaan, yang menyatakan bahwa pihak pertama berhak atas sesuatudan pihak yang lain berkewajiban melakukan sesuatu prestasi, dan oleh sebab itu perlu diberi akibat hukum agar dapat dipaksakan oleh pengadilan.
f. Surat Kontrak Kerjasama
Surat kontrak kerjasama adalah adalah surat yang dikelarkan setelah dicapainya kesepakatan dan standar dari proses bisnis antar dua belah pihak.
g. Surat Penagihan
Surat penagihan adalah surat yang ditulis oleh pihak penjual kepada pihak pembeli ketika pembeli belum memenuhi kewajibannya membayar uang atas barang-barang yang diterimanya, walaupun jangka waktu pembayaran sudah melampaui batas waktu yang sudah disepakati bersama.
h. Surat Perintah Kerja
Surat perintah kerja adalah adalah adalah surat yang di gunakan untuk memberikan perintah kepada seseorang agar melakukan suatu pekerjaan. Isi dalam surat perintah kerja terdapat dua pihak, pihak pertama adalah orang yang yang menerbitkan surat perintah ( Kepala Kantor) dan Pihak ke dua adalah orang yang menerima perintah yang akan bertanggung jawab atau orang/pihak yang melaksanakan/melakukan dari surat perintah tersebut.
3.3 Contoh Surat Bisnis
a. Surat Perkenalan Bisnis
PT HATINDO METAL UTAMA
KITCHEN EQUIPMENT SPECIALIST
STAINLESS STEEL FABRICATION & EXHAUST SYSTEM
Jalan Kramat VI No. 52 Telp. 5347823 Facsimile : 53488221 Jakarta Pusat – Indonesia
==================================================================
No : 088/ SP/ HMU/ VII/ 2013 20 April 2013
Yth. Pimpinan PT Nagamas Farma
Jalan Pangeran Jayakarta No. 18
Jakarta
Hal : Perkenalan
Dengan hormat,
Dengan ini kami memperkenalkan perusahaan kami yang bergerak di bidang kitchen equipment stainless steel fabrikasi. Kami telah banyak mendapat kepercayaan untuk membuat produk yang dipakai di beberapa hotel, restoran, rumah sakit, dan pabrik obat, di Jakarta dan di luar Jakarta.
Untuk memberikan gambaran tentang produk kami, bersama surat ini kami sertakan brosur yang berisi penjelasan garis besar spesifikasi barang-barang yang kami produksi. Bila Bapak menginginkan penjelasan rinci, silakan mengontak kami, dan petugas kami akan menemui Bapak untuk memperkenalkan aneka produk kami.
Kami berharap dapat menjalin kerja sama yang baik dengan perusahaan Bapak, dan atas perhatian Bapak terhadap surat perkenalan ini ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Asuka Kishimoto
Direktur Utama
Lampiran : Brosur-brosur
b. Surat Permintaan Penawaran
PT PESONA BOGA SARANA
Jalan Kalibata Selatan No. 84, Jakarta 12740 Telp. 62-21-7873265.7880090
No : 046/ KS/ II/ 2013 06 Februari 2013
Hal : Permintaan Penawaran Boneka
PT Double Dream
Jalan Kalilio No. 54
Jakarta Pusat
Dengan hormat,
Dari salah seorang relasi, kami memperoleh informasi bahwa perusahaan Saudara memproduksi bonek yang berkualitas baik. Karena itu, kami minta keterangan tentang jenis / macam boneka yang tersedia beserta sampel dan harganya.
Selain itu, kami juga ingin mengetahui syarat pembayaran dan penyerahan barang serta diskon yang dapat Saudara berikan.
Agar pemesanan dapat segera kami lakukan, kami harap Saudara mengajukan penawaran secepat mungkin.
Hormat kami,
Nizara Azwahiyah, S.E
Direktur
c. Surat Lamaran Pekerjaan
Banjar, 20 Januari 2013
Yth. Direktur
Lampiran : Enam helai PT. Kemilau Mandiri
Hal : Lamaran Pekerjaan Jalan Asia Afrika No. 129
Bandung
Dengan hormat,
Dalam harian Pikiran Rakyat Tanggal 19 Januari 2013 saya baca bahwa PT. Kemilau Mandiri, membutuhkan 1 (satu) orang tenaga sarjana bagian akuntansi.
Berdasarkan syarat-syarat yang disebutkan dalam iklan, kiranya saya memenuhi syarat untuk mengisi pekerjaan itu. Karena itulah, saya sampaikan surat lamaran ini kepada Bapak dengan kualifikasi sebagai berikut :
nama lengkap : Kirana Asioka
tempat dan tanggal lahir : Bandung 24 November 1990
alamat : Jalan Dipatiukur No. 19
pendidikan : Sarjana Akuntansi tahun 2012
pengalaman : Selama dua tahun bekerja di CV. Maju Terus, Jakarta
Bersama ini saya lampirkan surat-surat kelengkapan sebagai bahan pertimbangan Bapak sebagai berikut :
(1) daftar riwayat hidup dengan pasfoto terakhir;
(2) fotokopi ijazah SD, SMP, SMK, dan Sarjana Akuntansi;
(3) surat keterangan kepribadian;
(4) surat referensi kerja;
(5) surat keterangan kesehatan; dan
(6) surat pernyataan kesediaan ditempatkan di seluruh wilayah Republik Indonesia.
Besar harapan saya bahwa Bapak akan mempertimbangkan lamaran saya ini sebaik-baiknya. Sambil menanti panggilan Bapak, saya ucapkan banyak terima kasih.
Hormat saya,
Nikita Mikoto
d. Surat Panggilan
HOTEL INDONESIA
Jalan H. Thamrin, Jakarta Pusat Telp. 2301 008-930 4545
No : 81/ SP-B/ XI/ 2013 15 Januari 2103
Yth. Tania Simorang, M.Sc.
Jala Bungur Cemara 14 B
Permata Biru
Jakarta Selatan
Hal : Panggilan untuk Bekerja
Saudari Tania Simorang,
Setelah melalui beberapa tes penyaringan dan ternyata Saudara lulus, kami nilai Saudara memenuhi syarat untuk jabatan Asisten Manajer Produksi.
Sehubungan dengan itu, kami mengucapkan selamat dan dengan ini kami memanggil Saudara untuk bekerja di perusahaan kami terhitung mulai tanggal 8 Februari 2013.
Untuk masalah teknis administrasi kepegawaian, kami harap Saudara menghubungi Kabag Personalia.
Salam kami,
Junio Prawidja
Direktur Personalia
e. Surat Kontrak Kerjasama
SURAT PERJANJIAN KERJASAMA
Yang bertanda tangan di bawah ini :
nama : Hitomi Yaida
jabatan : Manajer
Bertindak atas nama PT. Maju Selalu Tbk, untuk selanjutnya disebut sebagai pihak pertama.
nama : Kira Yamato
jabatan : Manajer
Bertindak atas nama PT. Pantang Mundur, untuk selanjutnya disebu sebagai pihak kedua.
Bahwa, kedua belah pihak telah setuju dan sepakat untuk menjalin kerjasama dalam bidang Investasi proyek perumahan di kawasan Bandung.
Adapun ketentuan-ketentuan kesepakatan kerjasama adalah sebagai berikut :
Pasal 1
Pihak pertama setuju atas investasi kerjasama pembangunan proyek perumahan dengan dana sebesar Rp. 80.000.000,- (Lima Puluh Juta Rupiah).
Pasal 2
Pihak kedua sepakat bahwasanya jangka waktu pembangunan proyek adalah selama 48 bulan (atau kurang), keterlambatan jangka waktu akan dibebankan penalti sebesar Rp. 98. 000.000,- (Delapan Puluh Juta Rupiah) perbulannya.
Pasal 3
Pihak pertama dan Pihak kedua sepakat dalampembangunan proyek perumahan, dengan pengembalian modal pada pihak pertama sebesar Rp. 80.000.000,- (Lima Puluh Juta Rupiah) akan dibayarkan oleh pihak kedua selambat-lambatnya 60 hari terhitung sejak selesainya proyek.
Demikian surat perjanjian ini dibuat rangkap dua, di atas materai Rp. 8000,- . Untuk dijadikan pegangan bagi masing-masing pihak. Dan surat perjanjian ini ditandatanganidi depan saksi-saksi dan dalam keadaan sehat walafiat tanpa tekanan dari siapapun.
Jakarta, 18 Januari 2013
Pihak II Pihak I
Hitomi Yaida Kira Yamato
Saksi-saksi :
1. Sekretaris PT. Maju Selalu Tbk
2. Sekretaris PT. Pantang Mundur
f. Surat Penagihan
Irian Jaya, 01 juli 2012
Nomor: 23/KW/XVII/01
Perihal: Pemberitahuan Tunggakan
Lampiran: -
Yth.
Pimpinan PT Batara Yudha
Jl Purnama 25
Irian Jaya
Dengan hormat,
Dengan ini kami kirimkan surat tagihan atas hutang sebesar Rp 75 juta, yang sampai saat ini perusahaan Anda belum selesaikan. Karena batas waktu pembayaran sudah lewat dari 35 hari. Maka dari itu, kami mengharapkan perusahaan anda dapat segera melunasi dan menyelesaikan seluruh kewajiban atas perusahaan Anda.
Dan kami pun telah menerima surat permintaan akan pembelian barang secara kredit, untuk secepatnya barang dikirimkan ke perusahaan Anda. Tetapi kami pun berharap perusahaan Anda bisa segera menyelesaikan penagihan hutang yang kami kirimkan ini.
Atas perhatian dan pengertian Anda, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Indra Pratama
Direktur Keuangan
g. Surat Perjanjian
SURAT PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama : Bpk H. Iskandar Dinata
Pekerjaan : Manager perusahaan
Alamat : Kp. Sukamaju Ds. Sukamundur
Kec. Sukasenang
Dengan ini menyatakan benar telah menjual sebagian tanah sawah milik saya ( Bpk. H. Iskandar ) seluas 500 m2 ( 40 x 8 ) dengan harga Rp. 10.000.000 pada Gunawan. Yang beralamat : Jl. Banjarayar-Banjarsari No. 237
Banjarsari, Ciamis
Demikianlah surat ini saya buat dengan sebenarnya dengan penuh kesadaran, agar dapat diperlukan sebagaimana mestinya.
Ciamis , 25 Januari 2013
Pembeli Penjual Saksi
(Bpk. Gunawan) (Bpk. H. Iskandar) (Bpk. Agung)
h. Surat Perintah Kerja
( SPK )
Yang bertanda tangan dibawah ini
Nama: Dyah Pitaloka SE,
Alamat: Banjarmasin
Dengan ini memerintahkan kepada :
Nama: Shena Agustina ST,
Alamat: Banjarmasin
Untuk mengerjakan pekerjaan : membuat laporan penjualan/pembelian bulanan, membuat faktur penjualan, membuat purchase order, membuat penawaran penagihan, membuat piutang, dan pembayaran utang, membuat stock of name barang, da membuat kas kecil.
Harga pekerjaan: Rp. 20.000.000;- (dua puluh juta rupiah )
Waktu Pelaksanaan : 3 bulan ( 26 Januari 2013 s/d 27 April 2013)
Demikian surat perintah kerja ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Banjarmasin, 25 Januari 2013
Yang menerima perintah Yang memberi perintah
Shena Agustina Dyah Pitaloka
DAFTAR PUSTAKA
Suparno, dan Mohamad Yunus. 2007. Keterampilan Dasar Menulis. Jakarta : Universitas Terbuka.
Soedjito, dan Solchan Tw. 1994. Surat Menyurat Resmi Bahasa Indonesia. Bandung : Rosdakarya.
Finoza, Lamuddin. 1991. Aneka Surat Sekretaris & Bisnis Indonesia. Jakarta : Diksi.
Setelah mengetahui jenis, komponen, dan contoh surat dinas dan bisnis di atas, semoga dapat membantu dalam pembuatan surat. Mungkin dalam materi ini masih ada yang belum lengkap, untuk perbaiakan selanjutkan Goodpeople-- bisa mencari dari buku atau sumber lainnya.
Post selanjutnya yakni mengenai Menulis Resensi . Untuk Goodpeople yang masih bingung mengenai bagaimana menulis resensi. Langsung baca aja yuuukk :)
1 komentar:
Write komentarMas, sy sedang perlu buku referensi mengenai surat dinas, apakah di mas ada?
ReplyEmoticonEmoticon